Tietosuojalauseke

Suomen Valkoinenpaimenkoira – Finlands Vit Herdehund ry - 183.548

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsensuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Nimi: Anu Hyvönen

Tehtävä: Suomen Valkoinenpaimenkoira ry:n puheenjohtaja

Osoite: Invalidikyläntie 9, 04680 Hirvihaara

Sähköposti: puheenjohtaja.valkkari(at)gmail.com

Nimi: Riitta Kujala

Tehtävä: Suomen Valkoinenpaimenkoira ry:n sihteeri

Sähköposti: sihteeri.valkkari(at)gmail.com

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS

Käsittelemme rekisterissämme yhdistyksen jäsenien, sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietoja käsittelemme rekisteröidyn suostumuksen taikka yhdistyksen ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

Jäsenyyksien ylläpito ja hallinta
Sähköinen jäsenviestintä
Jäsenkyselyt koskien jäsenten omistamia valkoisiapaimenkoiria
Analysointi ja tilastointi (kyselyt, tulokset)
Toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Kilpailutoiminnan toteuttaminen

Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä koskevia asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsentietoja ja muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista.

3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

1) henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

2) henkilön jäsennumero ja jäsenlaji

3) henkilön jäsenmaksun laskutus- ja maksutiedot

4) henkilötiedot liittyen hänen toimintaansa yhdistyksessä kuten toimihenkilö-, toimikunta-, hallitus- ja muut luottamustoimitiedot

5) henkilöön liittyvät tiedot koirista kuten kasvattajalista, pentulista, pentueseuranta -ilmoitukset, jalostusuroslista

4. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja kerätään jäseneksi anovalta henkilöltä itseltään jäseneksi hakemisen yhteydessä täytettävällä sähköisellä lomakkeella tai sähköpostitse. Jäseneksi anoessaan henkilön tulee hyväksyä yhdistyksen tietosuojaseloste, jotta jäsenhakemus etenee. Kasvattajilla on lisäksi mahdollisuus ilmoittaa uudet kasvatinomistaja yhdistyksen jäseniksi erillistä lomaketta käyttäen. Kasvatinomistajat hyväksyvät jäsenanomuksen välittämisen ja tietojen kirjaamisen jäsenrekisteriin omalla allekirjoituksellaan.

Henkilöön liittyvät tiedot koirista kerätään sähköisten lomakkeiden ja sähköpostin kautta.

Rekisterinpitäjä huolehtii tietojen oikeellisuudesta keräämällä kutakin jäsentä koskevat tiedot häneltä itseltään ja velvoittaa hänet ilmoittamaan mahdolliset muutokset yhdistykselle.

5. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös jäsensuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

6. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

7. TIETOJEN SIIRTO EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKSAISET LUOVUTUKSET

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna yhdistyksen jäsensihteerille (yhteystiedot ks. kohta 1).

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti kohdassa 1 olevaan jäsensihteerin postiosoitteeseen tai sähköpostitse jasensihteeri.valkkari@gmail.com.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti kohdassa 1 olevaan jäsensihteerin postiosoitteeseen tai sähköpostitse jasensihteeri.valkkari@gmail.com.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti kohdassa 1 olevaan jäsensihteerin postiosoitteeseen tai sähköpostitse jasensihteeri.valkkari@gmail.com.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietorekisteri on vain digitaalisessa muodossa. Se on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Pääsy sovelluksiin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sovelluksia käytetään julkisesta internetistä suojattujen verkkoyhteyksien kautta. Sähköpostiliikenteessä käsiteltäviä henkilötietoja siirretään ainoastaan yhdistyksen itse hallinnoimissa sähköpostiosoitteissa.

Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen luottamushenkilöt ja yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti ja käsittelijöiden kanssa on sovittu henkilötietojen salassapitovelvollisuudesta.

11. YHTEYDENOTOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kohdassa 1 ilmoitettuihin sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja.

12. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.